會展活動的普遍特征，其整個系統(tǒng)由名稱、內(nèi)容、時間、地點、組織機(jī)構(gòu)等五大要素構(gòu)成。這五大要素互相聯(lián)系，形成會展活動的功能主體，對社會產(chǎn)生作用。會展活動具有增加地方市場消費、協(xié)助提高城市知名度、協(xié)助當(dāng)?shù)禺a(chǎn)業(yè)知識提高、協(xié)助拓展商機(jī)、連帶保存文化資產(chǎn)、增加就業(yè)機(jī)會等六大功能。為了不同程度地實現(xiàn)這些功能，會展組織和策劃者將會展活動相關(guān)的各類資源整合成完整的系統(tǒng)，并對系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)元素關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，以實現(xiàn)系統(tǒng)功能的優(yōu)化，從而達(dá)到會展活動成功舉辦的目的。另外展覽會可能會安排一些活動，包括開幕式、新聞發(fā)布會、館日、招待會、研討會、貴賓訪問、采購團(tuán)等等。這些活動與展出都有關(guān)系，參展企業(yè)應(yīng)予以足夠的注意，并視需要積極參與或充分利用。
1..要簡潔不要復(fù)雜
2.要明確表達(dá)主題，明確傳達(dá)信息
主題是參展企業(yè)希望傳達(dá)給參觀者的基本信息和印象，通常是參展企業(yè)本身或產(chǎn)品。明確的主題從一方面看就是焦點，從另一方面看就是使用合適的色彩、圖表和布置，用協(xié)調(diào)一致的方式以造成統(tǒng)一的印象。
3.要從目標(biāo)觀眾的角度做設(shè)計
4.要考慮空間
5.要考慮人流安排
上海展臺設(shè)計展會開幕式作用
展覽會開幕式是展覽最重要的活動之一，既有新聞價值，也有商業(yè)價值。對于一般參展企業(yè)，重要的是利用其商業(yè)價值。邀請人員都是些政府官員、工商名流和新聞記者，在開幕式當(dāng)天，參觀展覽會的人有很多是有價值的商人。參展企業(yè)要充分利用這一點。
參展企業(yè)一定要在開幕前完成全部施工、布置工作。開幕式后的幾小時是關(guān)鍵的時刻，對參展企業(yè)最為重要。重要人物已到場，重要客戶通常在展覽會開始時就參觀。他們巡視展覽，如展臺切實安排妥當(dāng)就緒，準(zhǔn)備接待客人進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，那么這些重要的客戶在巡視之后，就會把這樣的展臺列為接觸對象。還在施工布置的展臺則是作反面宣傳，會失去這些最重要的客戶。了解開幕程序和活動，包括開幕式后貴賓參觀路線。做展覽會組織者的工作，爭取將自己的展臺包括在貴賓的參觀路線內(nèi)，這將有利于新聞宣傳。確保展臺人員全到位，確保展臺人員著裝整潔、精神飽滿。如果需要，做好攝影和攝像準(zhǔn)備。
上海展臺設(shè)計：用于展會上的資料要認(rèn)真合理發(fā)放
1:資料要有針對性地散發(fā)
可以分層次地向目標(biāo)觀眾寄發(fā)。資料可以分為兩類：一類是可以散發(fā)給每一個參觀者的成本低的材料，包括單頁和折頁資料;另一類是提供給專業(yè)參觀者的成套、成本高的資料，一般不宜當(dāng)場提供，最好是寄給客戶。
2:資料放置、控制
供散發(fā)的展臺資料放在參觀者可以方便拿取的地方。不要擺放太整齊或擺放成幾何圖案，以免參觀者誤以為是展示而不拿取?？梢允褂觅Y料架(但是要注意擺放位置，不影響展臺工作，也不要影響觀眾行走)。資料不宜大量堆放，而要均勻散發(fā)，可以由展臺人員直接散發(fā)或少量地放置在展臺上不斷地添加，以免濫發(fā)造成浪費。散發(fā)的資料要有數(shù)量控制，以便整個展覽期間都有正常的供應(yīng)。不要在展覽結(jié)束時，還剩余很多專門印刷、卻無法用于其他場合的資料或者在展覽還沒有結(jié)束已無資料可以散發(fā)。
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